Γνωρίστε τα ηλεκτρονικά συστήματα για καταλύματα
Τα προγράμματα, οι λειτουργίες τους και η σωστή χρήση
Όπως όλοι οι τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας, έτσι και ο τομέας της φιλοξενίας κάνει ευρύτατη χρήση της πληροφορικής για ταχύτερες, ορθότερες, πιο αποδοτικές διεργασίες που επιφέρουν περισσότερα κέρδη και μεγάλη ευκολία. Από το πιο μικρό κατάλυμα του ενός δωματίου έως την αλυσίδα ξενοδοχείων με χιλιάδες δωμάτια, η πληροφορική και τα ηλεκτρονικά συστήματα είναι παρούσα όλο και περισσότερο.
Όροι όπως «πληροφορική», «λογισμικό», «ηλεκτρονικό σύστημα», «προγράμματα», σε συνδυασμό με τους όρους του διαδικτύου (διαδίκτυο, δίκτυο, internet, νέφος, cloud κλπ) χρησιμοποιούνται κατά κόρον. Εναλλασσόμενοι μεταξύ τους επιφέρουν μια σύγχυση ή τουλάχιστον μια αοριστία. Ας ξεχωρίσουμε λοιπόν τα τρία βασικά στοιχεία ενός «ηλεκτρονικού πληροφοριακού συστήματος που εκτελεί προγράμματα» για τη διαχείριση των καταλυμάτων!
1) Σύστημα διαχείρισης καταλυμάτων (PMS):
Πρόκειται για ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού υπολογιστή (ή λογισμικό) που εκτελείται είτε τοπικά σε έναν υπολογιστή στο κατάλυμα, είτε στο «διαδικτυακό υπολογιστικό νέφος» ή cloud στο οποίο έχουμε πρόσβαση μέσω του διαδικτύου.
Το PMS (Proprety Managment System) υποστηρίζει με τις βασικές λειτουργίες του
1) τη διαχείριση των στοιχείων των επισκεπτών,
2) την υποδοχή με τις αφίξεις – αναχωρήσεις (check-in, check-out),
3) τη διαχείριση του καθαρισμού και συντήρησης των δωματίων.
Πιο σύνθετα συστήματα μπορεί να υποστηρίζουν την επιμελητεία, τυχόν εστιατόρια, μπαρ κλπ, τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού, τις μισθοδοσίες, τα σημεία πώλησης κλπ.
2) Μηχανή κρατήσεων μέσω διαδικτύου (IBE):
Ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού υπολογιστή που εκτελείται συνήθως στον εξυπηρέτη φιλοξενίας της ιστοσελίδας σας και επιτρέπει αφού ρυθμίσετε τις ποσότητες, τη διαθεσιμότητα και τις τιμές να λαμβάνετε απευθείας κρατήσεις μέσω αυτής. Συνήθως υποστηρίζουν και τις ηλεκτρονικές πληρωμές.
3) Ο Διαχειριστής καναλιών (CM):
Ο διαχειριστής καναλιών είναι ένα εργαλείο (λογισμικό/πρόγραμμα) που εκτελείται στο διαδίκτυο και σας επιτρέπει μέσω συνδρομής στην υπηρεσία να συγχρονίζετε αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο το απόθεμα δωματίων προς διάθεση (τιμές, διαθεσιμότητα κλπ) σε όλα τα κανάλια διανομής σας. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε μια κεντρική πλατφόρμα για να διαχειρίζεστε εύκολα όλα τα κανάλια σας, αντί να ενημερώνετε χειροκίνητα τα διαθέσιμα δωμάτια και τις τιμές σας σε κάθε κανάλι ξεχωριστά.
Μερικές φορές και τα τρία αυτά βασικά στοιχεία συνδυάζονται σε μία ενιαία λύση λογισμικού. Αυτά τα είδη εργαλείων έχουν συχνά ένα γενικό όνομα, όπως «λογισμικό διαχείρισης καταλυμάτων». Ωστόσο, προσφέρονται και ως μεμονωμένα προϊόντα και είναι συνήθως συμβατά με άλλους παρόχους.
Γνωρίστε το κάθε ένα από τα συστήματα και ανακαλύψτε τις δυνατότητές τους. Μάθετε τί θα πρέπει να προσέξετε πριν συνάψετε κάποια σύμβαση και γενικά τί ταιριάζει στο κατάλυμά σας.
